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博物馆年鉴与博物馆档案
作者:范俊涛    来源:自然博物   发布时间:2018-05-08    点击数:     【字体:

  作者:范俊涛(浙江自然博物馆)

  欢迎转载,须注明作者与来源(《自然博物》第4卷)

  【摘要】博物馆的年鉴和档案是博物馆信息资源的重要组成部分,博物馆年鉴是博物馆档案的浓缩,博物馆档案是构成博物馆年鉴内容的主体和骨干。随着我国博物馆事业的快速发展,博物馆编鉴工作越来越受到重视,出现了一批内容全面、体例科学、质量上乘的精品年鉴。文章在阐述博物馆年鉴与档案的关系、博物馆年鉴对档案的作用、博物馆年鉴编纂和档案收集的要求的基础上,对我国博物馆年鉴编纂与档案利用的实践进行了梳理分析,并提出了年鉴编纂中利用档案应注意的事项。

  【关键词】博物馆;年鉴;档案;编纂;利用

  1  引言

  博物馆年鉴是全面记述博物馆事业年度发展、系统汇集年度重要时事文献信息,逐年编辑、连续出版的资料性工具书,具有资料权威、反映及时、功能齐全的特点,是博物馆事业发展最权威的信息披露、最直接的沟通交流和最完备的资料检索。随着我国博物馆事业的快速发展,博物馆编鉴工作也越来越受到重视,出现了一批内容全面、体例科学、质量上乘的精品年鉴,如《中国博物馆年鉴》《北京博物馆年鉴》《故宫博物院年鉴》《中国国家博物馆年鉴》等。同时,许多省市博物馆也编纂了与年鉴体例类似的“年度工作报告” “年度工作记录” “年度工作回眸”等公开或内部的出版物,如河南博物院、浙江自然博物馆、浙江省博物馆、中国丝绸博物馆、苏州博物馆等。博物馆年鉴作为一种资料工具书,全面、准确、真实地记录了中国博物馆事业成长变化的轨迹,客观反映了中国博物馆行业的发展历程,为各级党政机关和社会各界了解、研究博物馆提供较全面、系统的信息资料,在博物馆建设中发挥了积极的作用。

  博物馆的档案和年鉴是博物馆信息资源的重要组成部分,是博物馆宝贵的精神和文化财富。博物馆档案是构成博物馆年鉴内容的主体与骨干,博物馆年鉴是博物馆档案的浓缩。在此,笔者结合多年的工作实践,就博物馆年鉴与档案的关系、年鉴对档案的作用、年鉴编纂和档案收集的要求,以及博物馆年鉴编纂与档案利用实践作一梳理和分析。

  2  博物馆年鉴与博物馆档案的关系

  2.1 博物馆档案是博物馆年鉴编纂的基础和依据

  作为博物馆年度事业发展的信息汇总,年鉴编纂必须要以丰厚的资料作基础,涉及的资料种类包括档案、图书、报刊、媒体等,其中以档案比重最大、地位最高。档案的全面性、真实性和客观性决定了它是年鉴选材的重要来源,是年鉴编纂的基础和依据。博物馆档案是博物馆在教育、收藏、研究等职能活动中直接形成的,对博物馆和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录,其形式和内容特征都表现出高度的原始性和真实性,具有档案原始记录的本质属性和凭证价值的基本特点,也是档案区别于其他形态史料的根本所在。博物馆档案分行政档案、业务档案、财务档案、个人档案、基建设备档案、特种载体档案等门类,有纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案等不同形式,内容涵盖博物馆藏品征集、宣传教育、科学研究、内部管理等活动的全部信息,是一个全面、系统和科学的整体。博物馆档案能客观衡量和检验其他来源资料的真实性。年鉴编纂除档案外,还包括图书、报刊、媒体等其他相关资料,排查这些信息的真实性,必须要通过查阅档案来鉴别、补充、核实。因此,博物馆档案是构成博物馆年鉴内容的主体与骨干,档案材料收集的齐全与否直接影响到年鉴编纂的质量高低。

  2.2 博物馆年鉴是强化了的档案信息汇集

  博物馆档案是来自各部门、各方面未经加工的原生信息,是派生信息和加工信息的基础。从档案中获取的信息不仅真实反映了博物馆工作的全貌,而且可以进行综合分析、归纳和评价。博物馆年鉴以上年度所产生的第一手档案资料为基础,同时收集其他相关资料,通过筛选、整理、分析、加工,然后进行科学、真实、公正、全面的归纳和总结,以高度密集的方式将各种信息传递给读者。因此,博物馆年鉴是一种强化了的档案信息汇集,是对档案信息进行优选、有序化的集萃之作。档案和年鉴的亲缘关系,使得两者之间可以互参、互补和互证。

  3  博物馆年鉴对博物馆档案的作用

  3.1 年鉴丰富了档案馆藏

  博物馆档案有特定的分类方案、归档范围和保管期限,年鉴根据博物馆工作的性质和特点设计框架栏目,进一步细化了档案的归档范围和归档要求,促进档案收集的齐全完整;年鉴编纂是对档案工作的检验,通过对年鉴内容与档案材料相互印证、核对,及时发现问题、查漏补缺,提高档案质量;年鉴本身也是档案,包括年鉴编纂过程中所形成的各种文件、统计数据、图表照片以及处理后的其他资料,都应入藏保管。

  3.2 年鉴提高了档案利用率

  博物馆年鉴内容丰富、编排系统、资料权威,既有宏观性的全局资料又有微观性的典型材料,既有原始性的文献资料又有数字统计资料,在一定程度上满足了不同利用者的需求,缓解了档案利用中存在的档案保存分散性与利用要求专题性,以及档案内容繁杂和形式多样与利用要求系统性等矛盾,克服了档案在利用方面的局限性和被动性,提高了档案利用率。

  3.3 年鉴发挥了档案为博物馆服务的作用

  博物馆作为城市文化地标之一和公共文化服务机构,在加强历史文化传承和现代文化发展、引领风尚、教育人民、服务社会、推动发展等方面发挥了重要作用。年鉴全面、准确、真实记载了博物馆探索科学发展之路的实践历程,不仅为当代博物馆工作者提供了全面、系统的行业发展信息,而且为后人解读前人在建设和发展博物馆事业方面留下了珍贵史料,还为博物馆编史修志提供了权威资料。

  年鉴是博物馆工作中不可或缺的参考文献,是博物馆决策者了解馆史、总结经验、制定规划、科学管理的可靠依据;是查找资料、汇总数据的工具书;是绩效考核、行业评估、项目申报、经费审计等工作的必备材料;是同行交流、接待来宾、重大活动的馈赠礼品。

  博物馆年鉴是博物馆文化建设的重要方面,博物馆可以运用年鉴进行馆史教育、爱国主义教育,激发员工的爱岗敬业热情,增强员工的荣誉感、使命感和责任意识,同时还可以通过年鉴加强单位各部门之间的工作交流与合作,凝聚人心,鼓舞干劲。

  合作交流、共建共享博物馆文化资源,业已成为博物馆事业发展的新常态。博物馆年鉴所具有的可信、可用、可读、可鉴的特性,有利于加强博物馆之间的交流与合作,有助于社会各界对博物馆运行管理的了解,为博物馆学等学科研究提供权威的实证资料。通过展览“看”博物馆,通过年鉴“读”博物馆,年鉴成为博物馆塑造自身形象、提高社会知名度的新名片。

  4  博物馆档案收集和年鉴编纂的要求

  4.1 档案收集要求

  档案收集是按照档案形成的规律,将本单位工作活动中形成的,具有保存价值的各种门类、各种载体的分散材料,征集、接收起来,而后根据博物馆档案收集制度进行整理立卷。其收集范围主要包括:反映博物馆职能活动和基本历史面貌,对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;博物馆工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;需要贯彻执行的上级机关、同级机关单位的文件材料及其他对博物馆工作具有查考价值的文件材料。

  检查归档材料质量主要从三方面着手:第一,必须是办理完毕、内容真实的原始材料;第二,重要工作活动档案除纸质文件外,相关的照片、视频、光盘等系列配套材料要齐全完整;第三,材料符合归档要求,如纸质文件用纸统一规格,书写材料符合耐久性,电子文件要验证其真实性、安全性、有效性和可识别性。档案收集时间:一般工作材料在次年二季度向档案室移交;重要活动材料在活动结束后一个月内向档案室归档;当年形成的会计档案,在会计年度终了后,由会计部门自行保管一年,期满后移交档案室统一保管;基建项目、科研课题在竣工和结题后一并归档。

  4.2 年鉴编纂要求

  坚持政治性、真实性、科学性和合理性是年鉴编纂必须遵循的基本原则,博物馆年鉴也不例外。政治性是指年鉴的内容要符合党和国家路线、方针、政策的精神,引用的档案资料要符合国家相关的法律法规,要注意文件的保密期限,防止发生任何失密违纪事件;真实性是指年鉴必须要对历史负责,对后人负责,保证刊载的资料和数据都准确无误,真实地反映客观事物的本来面目,既不溢美,亦不饰非,经得起历史的检验;科学性就是要坚持唯物辩证法,从本质上、整体上和发展上去反映事物;合理性则是指年鉴框架结构设计和内容编排应当合理,做到项目齐全、内容新鲜、文字精练、读用方便。

  年鉴是对档案信息的加工提炼,要符合全、新、精、特、鉴的要求。即,选材要全,全面反映博物馆年度运作的主题,大事不漏,读者感兴趣的事不漏;内容要新,反映上一年工作中发生的新情况、新事物、新经验和新成果,保持年鉴有新鲜感;语言要精,简练质朴,用词恰如其分,态度客观公正,做到“述而不作”;体现特色,有年度特色、时代特色、博物馆行业特色;有鉴戒作用,使之成为“服务当代,遗惠后人”的一种财富。

  5  博物馆年鉴编纂与档案利用的实践

  5.1 利用档案资源编纂年鉴

  编年纪事是我国的文化传统,年鉴的特性使它成为记录博物馆发展历史的有效途径和载体。利用档案资源编纂年鉴,首先要确定框架栏目,这是年鉴统一体例、框定内容、明确结构的关键,也是划定查档范围的提纲。如《故宫博物院年鉴 2012》的栏目包括“2012 年工作概述” “2012 年重大工作” “文物保管” “完整保护与整体维修” “陈列展览” “安全保卫与开放管理” “学术与出版” “数字故宫” “宣教与服务” “对外交流” “建设与管理” “附录”等,《浙江省博物馆2015》有“领导视察” “工作概述” “可移动文物普查” “文物征集” “文物保管” “文物保护” “学术研究” “学术研讨” “图书出版” “信息化工作” “陈列展览” “对外交流” “宣传教育” “示范引领” “经营服务” “组织人事” “综合管理” “大事记”等。这些栏目不仅涵盖了博物馆各方面工作情况,也反映了博物馆档案的主要内容。年鉴栏目所需材料基本可从馆藏行政档案、业务档案、基建设备档案、特种载体等档案中获取。丰富的档案材料为编鉴工作打下了坚实的基础,最大限度满足了年鉴全面记录博物馆各项职能活动,体现了博物馆行业工作特色并具有资料性、学术性和连续性的要求。

  开发整合档案信息编纂年鉴,主要有原文引用和加工提炼两种形式。原文引用,是指直接利用原始档案文献,一般多为领导讲话、规章制度等。如《中国国家博物馆年鉴2014》收录了馆长、书记在重要活动上的讲话原文,以及文物环境监测、国内公务接待经费、文物修复技术人员师承制等工作管理办法。加工提炼,是根据年鉴框架栏目设置对相关档案进行归纳组合,是年鉴选材的主要方式,如博物馆年鉴“陈列展览”栏目的选材立目。陈列展览是博物馆向社会奉献的最重要的精神文化产品,是博物馆开展社会教育和公共服务,实现社会职能的主要载体和手段。博物馆除固定的基本陈列外,每年都要举办各种类型的临时展览,形成了包括展览策划、项目申报、布展施工、评估验收、活动方案、观众调查、展品维护、配套书刊、媒体报道等大量档案材料。“陈列展览”是博物馆年鉴的重要栏目之一,但囿于篇幅和体量,年鉴编纂不可能面面俱到。栏目内容主要为概述年度陈列展览情况、简介主要展览内容、统计展览相关数据,条目编写以展览名称、展览时间、展出地点、展览内容及相关照片为基本要素。因此,编纂者在选择这部分材料时,可根据栏目要求重点对展览文案、宣传海报、开幕式、观众参观情况统计等档案材料进行信息筛选,然后用简练的文字和相关图表加以记录。如《中国丝绸博物馆2015》先概述年度展览情况,然后依次介绍基本陈列、基本陈列改造、馆内临展、馆外巡展和境外展览。汇总和分析档案数据不仅是对档案信息的有效整合,还体现了年鉴的资料性和学术性。浙江自然博物馆《回眸2016》的“观众调查”,将2015年度和2016年度观众调查统计数据进行比对,分析观众结构、需求及参观行为变化的原因,如2016年杭州举办G20峰会,提高了城市知名度,外地游客数量增加;以学习知识与教育子女为参观目的的观众增多,表明公众对博物馆教育功能的认可逐渐提高等等。这些数据对不断完善博物馆公共文化服务功能、最大限度发挥收藏研究、展示教育和开放服务职能具有一定的参考价值。

  5.2 年鉴与档案的有机结合

  重视年鉴编纂工作。立档和编鉴是档案工作的重要内容,利用服务是档案工作的宗旨,编纂年鉴是整合档案信息为利用服务的有效方式之一。博物馆要重视年鉴工作,把年鉴编纂列入年度工作计划和考核范畴,落实人员、制度、经费,确保年鉴工作有序开展。档案部门要更新工作理念,改变重保管、轻编研的传统管理模式;档案人员要重新定位自己,从信息保管员转变为信息发布者,指导编辑人员利用档案开展年鉴编纂工作。浙江自然博物馆编鉴工作由档案部门牵头,编辑组成员不仅是业务骨干,也是部门兼职档案员,他们既有专业知识又了解部门工作,能够及时收集材料并准确选材。实践证明,对档案资源的开发,提高了档案的利用率,加强了员工的档案意识,促进了档案的收集。同样,丰富齐全的档案材料提升了年鉴的质量,更进一步发挥了档案的服务作用。

  档案收集和年鉴编纂相结合。收集是档案和年鉴的基础,博物馆将档案的“收”和年鉴的“收”相结合,将档案的归档范围和年鉴的收集要求互为参照,在归档范围的基础上细化收集提纲,确定类目、分目、条目要求,通过年鉴收集丰富档案室藏;同时,改变先收档案再编年鉴的工作惯例,在收集档案的基础上,同步进行年鉴的选材和拟稿,两“收”加一“编”,“收” “编”结合。以教育项目为例,浙江自然博物馆共推出节日活动、科普讲座、主题教育、动手做、家庭教育、趣味益智、野外体验、社会教育等8大类37项活动,为有效进行各项教育活动的档案材料收集和年鉴编纂,该馆专门设计了“教育项目一览表”,编辑人员给每类活动分别建立文件夹,结合工作实际积累材料,这样既丰富了档案材料又完成了年鉴编纂工作,一举两得。

  借用互联网技术,开展档案收集和年鉴编纂工作。在线收集、在线编研和在线服务,是新时期档案工作的发展趋势。编辑人员利用OA、QQ、微信、钉钉等通信软件建立年鉴编纂工作群,通过在线收集资料、发布消息、交流经验、提出建议、反馈信息,组稿、统稿、审稿和校稿等,这有利于加强业务部门和编辑组之间的联系,解决工作中出现的问题。此外,利用网站发布年鉴电子版,能更好地发挥年鉴的时效性和资料性作用。如故宫博物院、南京博物院、浙江省博物馆等多家博物馆都在自己的官网上发布年鉴电子版,这不仅展现了博物馆自身的良好形象,也为馆际交流提供了方便。

  5.3 年鉴编纂中档案利用应注意的事项

  从档案管理角度而言,博物馆年鉴编纂在利用档案材料时应注意以下几点:其一,严格遵守《档案法》《保密法》及单位档案借阅制度,对涉密文件和本单位内部材料不复印、不拍照,只抄录文号、标题、单位和时间,防止失密和泄密;其二,使用纸质档案时不得随意在文件上涂改、画线或做标记等,保证文件完好无损;其三,照片档案拷贝后对副本文件编辑处理,保持照片原件数据的真实有效;其四,年鉴选材要以正式的收发文件和定稿为准,注意档案数据统计的准确性、活动名称和内容的前后统一。

  6  结语

  博物馆年鉴和档案是博物馆信息资源的重要组成部分,二者互为依存又各有特点。年鉴作为记录博物馆行业发展的重要参考资料,随着博物馆事业的不断发展,其记录历史、汇总信息的重要作用日渐显现。因此,正确厘清年鉴与档案的相互关系并在实际工作中将二者有机结合,将有助于加强档案的收集、整理、利用,提高年鉴编辑质量,更好地为我国博物馆事业发展提供服务。

  (原载于《自然博物》第4卷,第160-165页)

 
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